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ConnectStore Estoque

Aprenda como fazer o inventário de estoque com o ConnectStore

Veja como fazer inventário de estoque físico com o ConnectStore através de 6 passos.

O começo do ano chegou e milhões de estabelecimentos varejistas também iniciam suas atividades já realizando o inventário do seu Estoque.

Através deste processo o lojista consegue obter uma listagem detalhada de todas as mercadorias e materiais existentes no estoque atualmente.

Durante este processo são realizadas a classificação, contagem e identificação de cada artigo em estoque e tem por objetivo controlar os níveis de estoque (para que não faltem mercadoria), a valorização, organização, redução das perdas e principalmente o atendimento a legislação fiscal.

O Inventário de estoque pode envolver muitos processos e se tornar muito trabalhoso, imagine para quem possui milhares de produtos no estoque?

Veja como fazer inventário de estoque, tornando este processo muito mais otimizado e eficiente.

Neste post você vai encontrar:

– Análise de processos pendentes
– Integridade da base de dados
– Contagem  física do estoque
– Estoque físico x sistema
– Entrega do inventário

Etapa 1: Análise de processos pendentes

A primeira ação a se realizar é certificar-se de que todas as movimentações estejam registradas corretamente no sistema. Isso é muito importante porque será feita uma contagem do seu estoque físico e, caso algum produto que ficou disponível para venda nas prateleiras da sua loja não tenha sua entrada registrada no sistema, podem ocorrer diferenças no resultado do inventário.

Portanto, nenhum processo de registro de movimentação de mercadorias no sistema deve estar pendente para finalizar essa etapa.

Como saber o que deve estar registrado?

Para saber se sua movimentação está em ordem no sistema para realizar o inventário, certifique-se que não exista nenhum lançamento faltando registrar no sistema para as seguintes funcionalidades:

  1. Entrada de compras;
  2. Vendas;
  3. Devolução;
  4. Ajuste de estoque;
  5. Sincronização das vendas no caixa.

Etapa 2:Integridade da base de dados

Tão importante quanto garantir que todos os lançamentos estejam registrados no sistema é certificar-se de que essas informações estejam íntegras na base de dados.

Portanto, para finalizar essa etapa, a manutenção do sistema não deve constatar erros de integridade na base de dados.

Saiba mais sobre esta etapa de integridade de dados do ConnectStore, clicando aqui.

Etapa 3: Contagem física do estoque

A contagem física do estoque é responsável pelo apontamento real das quantidades dos produtos de sua loja. Após realizar essa etapa você terá exatamente a quantidade disponível de cada produto.

Contudo, esse processo é muito trabalhoso, principalmente nos casos onde a loja possui uma grande variedade de produtos e com uma grande quantidade de itens. Por isso, é importante estabelecer um processo eficiente para realizar a contagem do seu estoque.

Impressão da posição de estoque

Para realizar a contagem, você poderá fazer uma impressão de sua posição de estoque:

Este relatório irá listar os produtos do seu estoque com código, descrição, família, grupo e quantidade e você poderá utilizá-lo para anotar as quantidades contadas de cada produto.

Cuidados ao realizar a contagem

É necessário que se tenha atenção com relação a alguns pontos para que todo esse trabalho não seja perdido. Dessa forma fique atento as seguintes situações:

1. Realizar a contagem com a loja aberta;
2. Contar um mesmo produto mais de uma vez;
3. Identificar o produto incorretamente.

Essas situações se não forem monitoradas podem resultar em uma contagem imprecisa do seu estoque afetando o resultado do seu inventário. Veja a seguir como proceder para evitar esses problemas durante a contagem física do seu estoque.

Realizar a contagem com a loja aberta

Realizar a contagem com a loja aberta pode ser um problema. Isso devido ao fato de que um produto contado pode ser vendido e distorcer o resultado do inventário pois esse movimento não será contabilizado. Portanto, entendemos que não seja adequado realizar a contagem com a loja aberta.

Não posso fechar minha loja e preciso contar o estoque, o que eu faço?

Você pode realizar contagens menores por setor da sua loja para conseguir realizar o processo em partes. Pensando nisso, temos as seguintes sugestões:

1. Recolha os produtos que serão contados na loja e leve-os para uma área restrita onde será feita a contagem. Certifique-se de que não exista nenhum cliente ou outro funcionário de posse de algum desses itens para garantir que todos entrarão na contagem.

Efetue a contagem e realize o ajuste do estoque dos produtos que tenham quantidade diferente da contagem conforme descrito nas etapas 4 e 5 desse documento. Retorne os produtos para a área de venda somente após ter concluído essas etapas com sucesso.

2. Selecione os produtos que serão contados e crie uma lista de contagem identificando esses produtos. Realize a contagem registrando as quantidades desses produtos.

Após finalizar a contagem, acesse o relatório de movimento de produtos e verifique se houve movimentação no dia para algum produto da lista. Elimine da lista todos os produtos que apresentaram movimentação no relatório e deixe para recontá-los somente no dia seguinte.

Realize o ajuste do estoque dos demais produtos que tenham quantidade diferente da contagem conforme descrito nas etapas 4 e 5 desse documento.
Apesar desses processos funcionarem, não recomendamos essa prática, pois é um trabalho que requer muita atenção e a loja em funcionamento irá ter clientes circulando gerando momentos de distração que podem interferir em sua contagem.

Essa situação fica mais complexa quando o processo envolve muitos itens e o tempo de contagem e finalização do ajuste se torna muito grande.

Contar um mesmo produto mais de uma vez

É muito importante estabelecer um processo adequado para a sua contagem para evitar realizar essa tarefa de forma incorreta. Um erro muito comum é fazer esse trabalho em várias pessoas e realizar a contagem de um produto mais de uma vez, pois pessoas diferentes acabam contando o mesmo produto.

Dessa forma, organize sua equipe determinando setores específicos de sua loja para a contagem ou utilize algum tipo de classificação ou lista para que cada pessoa saiba exatamente quais produtos deve contar.

Identificar o produto incorretamente

Utilize o código impresso na etiqueta do produto para realizar a contagem. Através do código da etiqueta a identificação do produto fica mais precisa evitando uma contagem incorreta. É muito importante ter atenção nesse momento para não atribuir a quantidade para o produto errado, por isso a equipe que está realizando a contagem deve ter conhecimento dos produtos da loja e também saber como identificar o código na etiqueta.

Essa atenção deve ser redobrada ao realizar a anotação para fazer o apontamento na linha correta referente ao produto contado.

Etapa 4: Estoque físico x sistema

Após a concluir a contagem o próximo passo é confrontar o resultado comparando a quantidade contada de cada produto com a quantidade informada no sistema. Essa comparação irá gerar uma lista de produtos que devem ter a sua quantidade em estoque ajustada.

Você pode realizar esse processo de comparação manualmente localizando cada produto no sistema e comparando a quantidade.

Comparando as quantidades

Compare a quantidade de forma manual:

Na lista será exibida a quantidade do produto no sistema. Se for diferente do que está em sua contagem, faça uma marcação na sua lista informando a quantidade do sistema e o valor da diferença para que você possa usar essa lista na próxima etapa do processo de inventário onde é realizado o ajuste do estoque.

Temos que concordar que esse processo manual é um pouco trabalhoso. Principalmente nos casos onde se tenha algumas centenas ou até milhares de produtos. Nesse caso, você pode utilizar o recurso de impressão de relatórios do sistema para gerar uma planilha do Excel com a sua posição atual do estoque.

Usando esse recurso, você poderá gerar uma planilha com a mesma lista que você usou para contar o estoque. Após gerar a planilha, você poderá abri-la no Excel e criar duas novas colunas: uma com o título “Contagem” para armazenar a quantidade da contagem e outra com o título “Ajuste” para armazenar a quantidade a ajustar.

Na coluna “Contagem” informe a quantidade da contagem referente ao produto da linha. Na coluna “Ajuste” faça uma fórmula que calcule a subtração da coluna “Contagem” menos a coluna da quantidade do produto. Utilize o recurso de filtro do Excel para listar somente as linhas que tenham valores diferentes de zero na coluna “Ajuste”.

Assim você obterá uma lista somente dos produtos que precisam ter sua quantidade ajustada para mais (se o valor do ajuste for positivo) ou para menos (se o valor do ajuste for negativo).

Etapa 5: Ajuste do estoque

Finalizada a lista de itens que precisam ter seu estoque atualizado no sistema por estarem com quantidades diferentes da contagem, inicia-se a etapa de ajuste do estoque.

Nessa etapa deverá ser realizado o lançamento de entrada ou saída para cada produto na quantidade correspondente a sua diferença da contagem para acerto dessa informação no sistema.

Assim como na etapa de comparação das quantidades, você pode realizar esse processo de ajuste de forma manual localizando cada produto no sistema e lançando um movimento de entrada ou saída para ajustar sua quantidade.

Ajustando as quantidades

Ajuste a quantidade de forma manual:

Se a quantidade a ajustar for maior que zero, clique em “Entrada de produtos”. Caso contrário escolha a opção “Saída de produtos”. Repita o processo para todos os produtos da lista.

Você também pode realizar esse processo de outra forma dividindo a sua lista de produtos a ajustar em dois grupos: os que precisam dar entrada no estoque e os que precisam dar saída.

Tendo as essas duas listas realize os seguintes passos:

Etapa 6: Entrega do inventário

Finalizada todas as etapas anteriores o seu sistema estará com as quantidades perfeitamente alinhadas com seu estoque físico e você poderá gerar a lista de inventário com sua posição de estoque para a contabilidade.

Para gerar a lista, siga os passos a

Ao gerar esta lista você pode enviá-la a sua contabilidade caso prefiram receber o arquivo de forma eletrônica.

Você também pode utilizar o relatório “Valorização do Estoque” caso precise dos valores de compra e venda dos produtos além da sua quantidade atual em estoque. Contudo, esse relatório não irá listar os produtos sem preço informado no cadastro mesmo que eles tenham quantidade em estoque disponível.

Em ambos os casos, a posição do estoque (quantidades) é sempre a do momento da geração do relatório, ou seja, na data atual.

Através destas 6 etapas o processo de realização do seu inventário se torna mais organizado e muito mais eficiente. Simplificando o seu controle de estoque e atendendo a legislação.

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